Afin de circuler en toute liberté tout en respectant le Code de la route, les véhicules doivent être immatriculés. Au même titre que les véhicules particuliers, les véhicules de société sont concernés. C'est ainsi que tout comme les particuliers, les véhicules de société doivent disposer de leur certificat d'immatriculation à jour. En effet, dans de nombreuses entreprises, lorsqu'un employé est invité à faire de nombreux déplacements professionnels, la société peut lui fournir un véhicule dit de société.
Qu'est-ce qu'un véhicule de société et quelles sont ses caractéristiques ? Quelles sont les démarches à effectuer pour son immatriculation et la mise à jour de la carte grise ?
Encore appelé véhicule de fonction, le véhicule de société appartient à une entreprise. Ce véhicule est acquis par la société dans le but de le mettre à la disposition de ses employés. Il peut être utilisé pour les trajets du personnel ou encore pour diverses raisons telles que la livraison d'articles.
Il y a deux cas à considérer pour les véhicules de société :
Dans le second cas, tous les frais du véhicule sont à la charge de la société (frais d'immatriculation, de réparation, carburant...).
Ce type de véhicule est généralement utilisé pour permettre aux employés d'une société d'avoir à leur disposition une voiture pour les déplacements professionnels ou pour la livraison d'articles. Ceci permet aussi d'éviter les indemnités kilométriques occasionnées lorsqu'un employé utilise son véhicule personnel.
Il est à noter que le véhicule de société se distingue du véhicule de service. En effet, même si les deux sont la propriété de l'entreprise, le véhicule de service autorise l'usage du véhicule hors du temps de travail (y compris les week-ends) et de la société. Par contre, le véhicule de fonction, lui est immédiatement retourné à la société en fin de journée et son usage est exclusivement limité aux heures de travail.
Il revient à l'entreprise de déterminer quel employé recevra un véhicule de service. Généralement, ce sont les employés suivants qui la reçoivent :
Pour tout changement de dénomination sociale, il est opportun de mettre à jour la carte grise. Dans ce cas, il doit être question uniquement d'un changement de raison sociale. Par conséquent, le numéro SIREN doit être identique au précédent. En effet, le changement de numéro de SIREN occasionne la création d'une nouvelle entité juridique. Dans ce cas, la démarche est considérée comme un changement de propriétaire.
De même, toute autre modification de société (absorption, fusion, création de filiales ...) correspond à un changement de propriétaire. Après le changement de la raison sociale de votre entreprise, vous disposez d'un délai d'un mois pour faire la modification à la préfecture. À défaut, vous vous exposer à des risques en l'absence de mise à jour du certificat d'immatriculation. Ainsi, vous prenez également le risque de payer des sanctions financières en cas de contrôle de police inopiné en circulation.
Afin de changer le nom du titulaire de la carte grise suite à un changement de raison sociale, la démarche est à effectuer en ligne via le téléservice. Vous devrez au préalable vous identifier via France Connect.
Vous aurez également besoin d'un dispositif de copie numérique (scanner, tablette ou smartphone équipé d'une fonctionnalité photo ou encore un appareil photo numérique). Afin de vous accompagner dans votre démarche, des points numériques (munis d'ordinateurs, d'imprimantes et de scanners) sont disponibles dans chaque préfecture et dans la majorité des sous-préfectures.
Vous devez vous munir d'une copie numérique (scan ou photo) des documents ci-dessous :
Si vous faites la démarche pour une autre personne, vous devez également être en possession d'une copie numérique de sa pièce d'identité et du mandat signé. De plus, vous devez certifier sur l'honneur que le demandeur détient :
En ce qui concerne le règlement des frais de la carte grise, il doit être nécessairement effectué par carte bancaire. Tous ces éléments seront ensuite traités afin d'éditer une nouvelle carte grise dans les meilleurs délais. Un vrai gain de temps pour les entreprises.
À la fin de la démarche, vous obtenez :
Suivant un délai variable, vous réceptionnerez à votre domicile votre carte grise définitive sous pli fermé. Pendant ce temps d'attente, vous avez la possibilité de suivre en ligne l'évolution de la fabrication de votre carte grise via le téléservice. Le changement de titulaire de la carte grise d'un véhicule de société est une procédure désormais simplifiée. Il est nécessaire de mettre à jour ce document le plus rapidement possible afin d'éviter les sanctions. La dématérialisation des démarches permet l'obtention rapide du document et permet aux entreprises de gagner du temps et de limiter les déplacements pour la réalisation de telles démarches administratives.
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